Agents maken je sneller, maar zonder opvolging leveren ze open loops op. Een open loop is een taak of beslissing die je gestart hebt en nog niet hebt afgerond of opgevolgd. Het systeem dat daar iets aan doet, bestaat al lang voor AI: GTD.
Waarom leveren agents open loops op?
Ik laat doorgaans twee à drie agents tegelijk draaien. Mijn dag start met een agent die mijn inbox verwerkt. Daarnaast start ik taken die geschikt zijn om met AI af te ronden. Het gevaar is dat het er te veel worden.
Terwijl ik wacht tot een taak klaar is, denk ik al aan iets anders. Ik stel een andere vraag of geef een nieuw commando. Dat start opnieuw iets dat tijd nodig heeft, dus ik moet opnieuw wachten en mijn aandacht dwaalt opnieuw af. Ik ga koffie halen. Ik vergeet dat ik meerdere workflows heb gelanceerd. En er liggen ook nog beslissingen op me te wachten.
Het is makkelijk om te verdwalen in het web van automatisering. Wie niet oppast, maakt meer open loops aan dan hij sluit.
Je brein is een slechte harde schijf. En die schijf staat vol.
David Allen, de bedenker van GTD, stelt dat de gemiddelde moderne professional op elk moment tussen de 100 en 150 open projecten heeft. Daar komen mijn agents nog bij.
100-150
Open projecten bij de gemiddelde moderne professional
Bron: David Allen, bedenker van GTD
Elke keer dat ik tussen die taken schakel, kost dat tijd. Onderzoeker Gloria Mark van de University of California, Irvine, meet dit al jaren. In een interview met Gallup vertelt ze dat het na een onderbreking gemiddeld 23 minuten en 15 seconden duurt voor mensen terug zijn bij hun oorspronkelijke taak. Gemiddeld doen ze er twee andere taken tussendoor.
Haar onderzoek gaat over onderbrekingen op de werkvloer. Met agents onderbreek ik mezelf. Meer lopende flows betekent meer momenten waarop ik moet herstarten.
23 min
Gemiddelde herstarttijd na een onderbreking
Bron: Gloria Mark, UC Irvine, in een interview met Gallup
Daar komt het geheugen bij. In zijn bestseller The Organized Mind legt neurowetenschapper Daniel Levitin uit hoe onafgeronde taken, open loops genoemd, onze cognitieve energie structureel leegzuigen. Een agent die halverwege stopt, is zo'n open loop. Een resultaat dat niemand heeft nagekeken ook. In de Rebel Engine-training noemen we dat de open-loop infectie.
Hoe houd je agents onder controle met GTD?
De vijfde stap van GTD heet Engage: ik werk vanuit mijn systeem en pak de taken op die voor me klaarstaan. Mijn systeem bepaalt de volgorde. Wat het laatst piepte, krijgt geen voorrang.
Voor agents leid ik daar twee gewoontes uit af.
De eerste gewoonte haalt de opvolging uit mijn hoofd. Ik hoef niet te onthouden wat er nog loopt, want mijn systeem houdt dat bij. De tweede gewoonte voorkomt dat ik achter elke melding aanloop.
Wat doe je vandaag met je lopende agents?
AI maakt me sneller. Productiever word ik pas als de opvolging meegroeit. Mijn belangrijkste actiepunt voor mezelf is daarom werken vanuit het systeem en de taken oppakken die voor mij klaarstaan.
Mijn oefening voor vandaag: tellen hoeveel taken ik tegelijk laat lopen en kijken waar de opvolging van elk staat. Staat een taak nergens, dan heb ik een open loop gevonden. Hoeveel taken laat jij nu tegelijk lopen?
